Qu’est-ce qu’un syndic, un syndicat des copropriétaires et un conseil syndical, les trois piliers d’une copropriété ?
Quelles sont leurs missions, leurs obligations ?
Peuvent-ils voir leur responsabilité engagée ?
Cet article vous permettra de comprendre le fonctionnement d’une copropriété ainsi que de ses trois piliers fondamentaux :
- Le syndicat des copropriétaires,
- Le syndic de copropriété,
- Le Conseil syndical
- Le syndicat des copropriétaires
Le syndicat de copropriétaires réunit l’ensemble des copropriétaires.
Les copropriétaires sont ceux qui sont propriétaires d’un ou plusieurs biens au sein d’une copropriété : logement, cave, place de stationnement ou garage.
Il doit veiller à la conservation ainsi qu’à l’administration de l’immeuble.
La personnalité juridique dont il dispose, à l’instar d’une personne physique, lui permet d’accomplir des actes telles que des actions en justice, décider du budget prévisionnel sur 12 mois de la copropriété, voter pour certains travaux plus ou moins lourds, modifier le règlement de copropriété ou encore modifier la destination de la copropriété.
Le syndicat décide de ce type d’acte par un vote en Assemblée générale : Assemblée générale annuelle ou Assemblée générale extraordinaire.
Par exemple, des travaux de réfection de la toiture de l’immeuble devront être votés en assemblée générale.
Compte tenu du fait que le syndicat des copropriétaires veille à la conservation et à l’entretien des parties communes, ce dernier peut engager sa responsabilité civile en cas de fautes ou de négligences.
Par exemple, les travaux de réfection de la toiture ne sont pas votés alors que le copropriétaire qui subit un dégât des eaux depuis 2 ans à cause de la toiture met tous les ans à l’ordre du jour une résolution visant à faire voter les travaux.
Le copropriétaire ne parvient pas à obtenir un vote favorable.
Ce dernier va devoir introduire une action en justice et solliciter la désignation d’un expert judiciaire.
Dans le cas où l’expert judiciaire conclut à la responsabilité du syndicat des copropriétaires car le sinistre provient d’infiltrations constatées sur la toiture, partie commune, le copropriétaire pourra engager la responsabilité du syndicat des copropriétaires et solliciter sa condamnation à des dommages et intérêts.
Le Tribunal judiciaire sera compétent pour ordonner l’allocation de dommages et intérêts, c’est-à-dire d’indemnités destinées à réparer les préjudices subis.
Le syndicat des copropriétaires doit souscrire à une assurance
Depuis la loi ALUR, le syndicat des copropriétaires doit souscrire à une assurance de copropriété.
L’assurance de la copropriété couvre les sinistres qui se sont déclarés au niveau des parties communes.
L’assurance de la copropriété se distingue de l’assurance habitation souscrite par chaque copropriétaire pour assurer son ou ses biens.
Les assurances habitation de chacun des copropriétaires couvrent les dommages provenant d’un logement personnel et ceux pouvant affecter les parties communes. Le règlement de copropriété rend obligatoire ces assurances.
En cas de dommages causés par un sinistre qui s’est déclaré au niveau des parties privatives d’un copropriétaire de l’immeuble, le copropriétaire du logement concerné qui doit procéder à une déclaration à son assurance.
L’assurance du copropriétaire refusera d’intervenir si le sinistre est lié à un défaut se situant sur les parties communes.
Exemple : un copropriétaire est victime d’infiltrations liées au percement de la colonne des eaux usées : son assurance n’interviendra pas. Ce sera à l’assurance de la copropriété d’intervenir à la suite de la déclaration de sinistre que devra effectuer le syndic gestionnaire.
- Le syndic de copropriété
Le syndic a pour mission de gérer la copropriété et de mettre en œuvre les décisions du syndicat des copropriétaires.
Il exécute sa mission sur la base d’un contrat de syndic.
Il est désigné par un vote de l’ensemble des copropriétaires présents ou représentés en assemblée générale.
La désignation du syndic doit faire l’objet d’une mise en concurrence devant l’assemblée tous les trois ans.
Le contrat de syndic peut être d’une durée plus courte de 12 mois voire 18 mois.
Dans le cas où la copropriété ne serait pas dotée d’un syndic notamment en cas de problèmes très graves qui se posent dans une copropriété, il faudra saisir le président du Tribunal judiciaire compétent (du lieu de situation de l’immeuble) pour solliciter la désignation d’un administrateur provisoire.
Ce dernier devra alors convoquer une assemblée générale afin que soit élu un syndic.
Le syndic est ainsi le représentant légal du syndicat de copropriété.
Celui-ci assure la gestion financière et administrative de la copropriété.
Il adresse le procès-verbal de chaque assemblée générale et met en œuvre les décisions votées en assemblée générale.
C’est le syndic qui convoque les copropriétaires à l’assemblée générale annuelle, voire à une assemblée générale extraordinaire.
Le syndic de copropriété qui doit convoquer l’ensemble des copropriétaires au moins 21 jours avant la tenue de l’Assemblée générale.
Le non-respect de ce délai peut entraîner l’annulation de l’assemblée générale si elle s’est tenue mais qu’un copropriétaire a décidé de la contester dans un délai de 2 mois à compter de la réception du procès-verbal.
La convocation est adressée par courrier recommandé (article 64 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis) :
La Loi ALUR prévoit que les convocations peuvent désormais être adressées par courrier électronique.
La remise en mains propres contre émargement est également admise.
La convocation doit mentionner les informations suivantes :
- Lieu
- Date et heure de la réunion
- Ordre du jour précisant chacune des questions soumises à délibération
- Modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l’assemblée générale
Le syndic prend l’initiative des travaux d’urgence qui seront ensuite ratifiés en assemblée générale extraordinaire.
Dans le cadre de travaux, le syndic doit s’assurer de leur bonne exécution et a une obligation de suivi.
Ses autres missions :
- Veille à la bonne exécution des décisions prises en assemblée générale ;
- Collecte les charges de copropriété en adressant à chaque copropriétaires les appels de fonds ;
- Paye les fournisseurs de la copropriété qui ont conclu avec cette dernière des contrats de prestation de service ;
- Fait respecter les dispositions du règlement de copropriété,
- Suit les travaux et organise la réception des travaux et est susceptible d’engager sa responsabilité en cas de malfaçons et d’absence de réception qui aurait dû être réalisée dans les conditions légales.
Les fautes de gestion du syndic
Le syndic est responsable des fautes de gestion commises dans l’exercice de son contrat de syndic.
Exemples de fautes de gestion :
- Absence de souscription à une assurance de copropriété obligatoire ;
- Absence d’application des décisions de l’assemblée générale s’agissant de travaux votés ;
- Absence de convocation à l’assemblée générale depuis plus d’un an ;
- Absence de mise en œuvre des travaux urgents ;
- Absence d’action en recouvrement des charges, laissant un déséquilibre financier émerger ;
- sur-facturaction des honoraires non prévus au contrat.
La responsabilité du syndic
En cas de faute de gestion, la responsabilité du syndic peut être engagée.
Il existe deux types de responsabilités du syndic : la responsabilité civile et pénale.
- La responsabilité civile du syndic
La responsabilité civile est la plus souvent engagée en cas de faute professionnelle du syndic de copropriété.
Exemples de fautes professionnelles :
- Anomalies comptables ;
- Réalisation de travaux non votés en assemblée générale ;
- Abstention et manque de réactivité dans le recouvrement des charges ;
- Non-respect des décisions votées en assemblée générale ;
- Absence de mise en œuvre de travaux rendus nécessaires pour la sécurité d’un ou plusieurs copropriétaires.
Il faut savoir que si le quitus est donné au syndic sur l’exercice de l’année écoulée, il ne sera plus possible d’engager sa responsabilité.
Un conseil si vous pensez à engager sa responsabilité du syndic : ne donnez pas votre quitus car cela signifiera que vous êtes d’accord avec l’ensemble des actes de gestion accomplis par le syndic au cours de l’année écoulée.
A noter : le syndicat des copropriétaires ne peut pas introduire une action en justice contre le syndic de copropriété dès lors que le quitus a été donné lors de la dernière assemblée générale et que la faute de gestion qui aurait pu lui être reprochée a été commise au cours de l’année qui vient de s’écouler.
Mais rien n’est perdu ! Toute action individuelle d’un ou plusieurs copropriétaires demeure tout à fait possible.
- La responsabilité pénale du syndic de copropriété
La responsabilité pénale du syndic de copropriété peut être engagée dans les cas suivants :
- Malversations financières comme une escroquerie ou un abus de confiance ;
- Blessures par négligence en cas d’atteinte à l’intégrité physique d’un ou plusieurs copropriétaires en cas de négligence dans la réparation d’une partie commune qui nécessitait des travaux urgents ;
- Des recours au travail dissimulé.
L’un des copropriétaires ou le syndicat des copropriétaires peuvent engager la responsabilité du syndic en cas de faute professionnelle.
L’action peut être intentée par le syndicat des copropriétaires sur le fondement de la responsabilité contractuelle sur le fondement de la responsabilité contractuelle car un contrat lie le syndicat au syndic.
Si un ou plusieurs copropriétaires ont subi un préjudice en raison de la faute de gestion commise par le syndic : l’action pourra être introduite par les seuls copropriétaires concernés. (responsabilité délictuelle car pas de lien contractuel unit le syndic aux copropriétaires).
Que faire contre un syndic qui s’avère défaillant ?
Lorsque des carences et des défaillances sont à constater, le syndicat pourra engager sa responsabilité civile.
Exemple : un syndic n’a jamais fait réaliser les travaux urgent sur une colonne d’eaux usées alors que les infiltrations à chaque étage ont pourri la charpente : le syndic pourra être assigné en justice.
Bien entendu, avant d’introduire une action en justice, le syndicat des copropriétaires ainsi que le conseil syndicat tenteront d’obtenir du syndic qu’il réagisse ce, par l’envoi d’un courrier de mise en demeure destiné à le contraindre à mettre en œuvre les décisions adoptées en assemblée générale.
Exemple : le syndic refuse de convoquer l’assemblée générale ordinaire, un ou plusieurs copropriétaires pourront saisir le Tribunal judiciaire pour solliciter la désignation d’un mandataire de justice qui convoque l’assemblée générale.
La révocation du syndic en cas de faute professionnelle
Le syndic peut être révoqué en cas de faute professionnelle.
L’assemblée générale décide de mettre fin à son contrat de syndic alors même qu’il n’est pas arrivé à son terme en inscrivant à l’ordre du jour une résolution visant à le révoquer en cas de motif légitime.
La révocation sera décidée dans le cadre du vote en assemblée générale.
La révocation doit être votée à la majorité absolue des copropriétaires.
Un nouveau syndic se présentera en ayant adressé au préalable son contrat de syndic.
Il est crucial qu’un nouveau syndic soit désigné.
A défaut, la copropriété ne sera plus gérée par un syndic et un administrateur devra être nommé en justice lequel, dès lors qu’il sera désigné, convoquera une assemblée générale pour désigner un syndic.
- Le dernier pilier d’une copropriété : le conseil syndical
Le Conseil syndical assiste le syndic et en contrôle la gestion.
C’est l’assemblée générale qui élit les membres du conseil syndical pour une durée maximale de 3 ans mais cela peut être un an.
La Loi ne prévoit pas expressément le nombre de membres composant le Conseil syndical.
Le règlement de copropriété peut parfois fixer le nombre de membre qui composeront le Conseil syndical.
Celui-ci ne peut cependant pas être constitué d’une seule personne.
Il est conseillé au moins 3 membres.
Les membres du conseil syndical sont désignés par l’AG parmi les copropriétaires.
Le conjoint ou partenaire à un PACS, ses ascendants et descendants, ses parents en ligne collatérale, ses préposés, même s’ils sont copropriétaires, associés, ne peuvent pas faire partie du conseil syndical.
Les membres du conseil syndical sont élus à la majorité absolue de l’article 25 de la Loi du 10 juillet 1965 et qui correspond à la majorité des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble (présents, représentés et absents) :
Si la décision a reçu au moins un tiers des voix, elle peut faire l’objet d’un second vote à la majorité simple de l’article 24 (majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance).
Notons également que lorsqu’un syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire l’ensemble des copropriétaires, renonce à constituer un conseil syndical, le vote en assemblée générale des copropriétaires est réalisé à la double majorité dite de l’article 26.
Cependant, en cas d’absence de candidat, le syndic ou tout copropriétaire peut saisir le tribunal judiciaire pour qu’il désigne les membres du conseil syndical avec leur accord ou qu’il constate l’impossibilité de désigner un conseil syndical.
Le Président est élu par les membres du Conseil syndical.
Un ou plusieurs membres suppléants peuvent être désignés ce, dans les mêmes conditions que les membres titulaires.
Le mandat des membres du Conseil syndical
Les membres du conseil syndical peuvent démissionner en cours de mandat après que ce dernier en ait informé le président du conseil syndical et le syndic.
Une révocation peut également intervenir en cas de retards ou d’absences répétés.
La révocation a lieu par vote en assemblée générale par vote à l’article 25, également appliqué dans le cadre d’une désignation.
En cours de mandat, tout membre du conseil syndical peut être révoqué : Dans la fonction publique, sanction disciplinaire suite à une faute (par exemple, en plus des retards et absences répétés, l’agent se présente en état d’ébriété dans son service) par les copropriétaires à la majorité absolue dite de l’article 25, c’est-à-dire à la majorité des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble (présents, représentés et absents).
La majorité absolue (dite majorité de l’article 25) correspond à la majorité des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble (présents, représentés et absents).
Le conseil syndical n’est plus valablement formé quand plus d’un quart des sièges sont vacants.
Toutefois, il n’est pas nécessaire de réélire l’ensemble du conseil syndical.
En effet, les membres restants doivent conserver leur place sachant qu’ils ont été désignés en Assemblée générale.
L’assemblée générale des copropriétaires doit être convoquée dans le seul objectif, celui de remplacer les membres ne faisant plus partie du Conseil syndical en raison de la vacance de leur siège.
Les missions du Conseil syndical
- Le contrôle de la gestion du syndic par le Conseil syndical
Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic de copropriété pour vérifier la pertinence de ses actions tout au long de l’année qui va s’écoule :
- Comptabilité ;
- Répartition des dépenses ;
- Élaboration du budget prévisionnel ;
- Suivi de l’utilisation du budget ;
- Suivi de l’exécution des prestations réalisées par les prestataires avec lesquels la copropriété a souscrit des contrats ;
- Vérification de l’entretien des parties communes par le syndic (petits travaux) ;
- Vérification des comptes de l’exercice ;
Tous les membres du conseil syndical ont la possibilité de consulter les documents relatifs à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété.
- En sus de sa mission de contrôle, le Conseil syndical a une mission consultative et peut même apporter ses compétences techniques.
Par ailleurs, le conseil syndical est obligatoirement consulté pour la mise en concurrence des marchés et contrats dont le coût dépasse un montant fixé par l’assemblée générale des copropriétaires. Il est également obligatoirement consulté pour la conclusion des contrats.
Il donne son avis sur les entreprises d’entretien des parties communes ou sur la réalisation des travaux votés en Assemblée générale.
C’est en cela qu’il prête assistance au syndic.
- La préparation de l’Assemblée générale par le Conseil syndical
Le Conseil syndical établit conjointement avec le syndic l’ordre du jour de l’assemblée générale.
Dans le cas où des travaux lourds devront être votés (ravalement, étanchéité), il devra veiller à ce qu’ils soient prévus à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée générale.
Le Conseil syndical peut à tout moment proposer l’inscription de résolution à l’Assemblée générale.
En cas de carence du syndic, il est habilité à solliciter du syndic la convocation à l’assemblée générale.
En cas de courrier de mise en demeure resté infructueux alors que le syndic disposait d’un délai de 8 jours pour répondre, l’assemblée générale peut être convoquée par le président du Conseil syndical.
La responsabilité du Conseil syndical
La responsabilité du Conseil syndical dans son entier (et non celle de chaque membre du conseil syndical pris individuellement) peut être engagée en cas de faute dans sa mission de contrôle du syndic laquelle a généré un préjudice pour le syndicat des copropriétaires (c’est-à-dire l’ensemble des copropriétaires composant la copropriété).