Quelles sont les relations syndic – syndicat ?
Le Syndic de copropriété exécute les décisions du syndicat.
Il est placé sous le contrôle du conseil syndical.
Le syndicat des copropriétaires est représenté par le syndicat notamment en justice.
C’est le contrat de syndic qui unit le syndic et le syndicat.
Mais le syndic n’est pas un salarié du syndicat.
Il ne s’agit pas d’une rémunération mais d’honoraires qui sont perçus par le syndic et réglés par l’ensemble des copropriétaires en fonction des tantièmes détenus au sein de la copropriété.
Je suis copropriétaire et je veux mettre en concurrence le syndic actuel que je n’apprécie pas avec un autre syndic qui a pu démontrer son professionnalisme, que dois-je faire?
Il n’est plus nécessaire depuis 2020, que le contrat de syndic soit fixé pour une période de 3 ans.
Il est donc conclu pour une durée déterminée.
Le syndic peut être évoqué à la fin d’une année d’exercice lors de l’Assemblée générale annuelle voire même dans le cadre d’une Assemblée générale extraordinaire.
La décision de désignation du syndic revient à l’assemblée générale des copropriétaires.
Un copropriétaire peut demander que soit inscrite à l’ordre du jour une résolution visant à proposer un autre syndic. La résolution sera assortie d’une contrat de l’autre syndic qui se présente.
Le Conseil syndical peut-il être dispensé de mettre en concurrence plusieurs syndics?
Oui dans deux hypothèses :
- Le conseil syndical a pu être dispensé d’organiser cette mise en concurrence plusieurs syndics par un vote des copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle. Cette demande doit donc être inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale précédente ;
- s’il n’a pas été institué de conseil syndical
De quelle manière est nommé un syndic de copropriété?
Le Syndic est nommé à la suite d’un vote en assemblée générale à la majorité absolue des voix de l’ensemble des copropriétaires ((soit au moins la moitié de tous les copropriétaires plus une voix).
Dans le cas où cette majorité ne serait pas atteinte mais qu’au moins le tiers des copropriétaires valide une proposition de syndic, il est possible de procéder à un deuxième vote dans le cadre de la même assemblée générale, mais cette fois-ci à la majorité simple (on décompte le plus grand nombre de « pour » ou de « contre » des présents et représentés).
La convocation à l’assemblée générale doit préciser si la nomination d’un syndic ou le renouvellement du syndic en place.
Autrement dit, cette question doit être portée à l’ordre du jour.
Puis-je contester la nomination du syndic?
Oui!
Cependant, le copropriétaire qui souhaite contester la nomination du syndic, il doit avoir été opposant ou défaillant, c’est -à -dire qu’il doit avoir voté “contre” ou n’avoir été ni présent ni représenté.
L’action en contestation de la nomination du syndic consiste en une action en contestation de l’assemblée générale, c’est à dire qu’elle doit être réalisée dans un délai de 2 mois à compter de la réception du procès-verbal.
Quelques exemples de contestation : absence de prise en compte par le syndic de la résolution visant à le mettre en concurrence, absence de convocation, non-respect de la règle de majorité applicable.
Aucun syndic n’a pu être nommé lors de l’Assemblée générale, que va-t-il se passer?
Le Syndic sera nommé par le Juge, c’est à dire le Président du Tribunal judiciaire du lieu de la situation de l’immeuble après qu’une requête ait été déposée par un ou plusieurs copropriétaires.
Le syndic ainsi désigné devra convoquer les copropriétaires pour la tenue d’une assemblée générale.
Il sera également possible de prévoir, en urgence, une assemblée générale extraordinaire, pour nommer un syndic.
Quelles sont les fonctions du syndic ?
Le syndic est le représentant légal du syndicat de copropriétaires.
Il agit en justice au nom du Syndicat des copropriétaires.
1° Gestion de l’ensemble de la copropriété : parties communes
Il doit veiller à l’entretien des parties communes : couloirs, ascenseur, jardins, piscine, chaudière affectés à l’usage de l’ensemble des copropriétaires.
Mais attention : en cas d’accident au niveau des parties communes lié à une chute dans un escalier, c’est le syndicat qui sera responsable du dommage sur le fondement de son obligation de conservation et d’entretien mais également parce qu’il est responsable de la copropriété (on dit qu’il est le gardien de la chose et qu’il est responsable du fait du dommage lié à l’utilisation de la chose).
2° Gestion financière
Le syndic établit le budget prévisionnel de la copropriété, les comptes du syndicat et leurs annexes.
Il doit réaliser un rapport comptable : détail des dépenses réalisées au cours de l’année civile au nom du syndicat.
Bon à savoir : le syndic tient une comptabilité distincte par syndicat (copropriété).
La comptabilité de chaque copropriété est tenue de manière séparée.
Les pièces comptables doivent obligatoirement être des originaux.
Le Syndic a l’obligation de présenter les documents comptables au conseil syndical dès lors qu’il en fait la demande.
Celui-ci est soumis au vote de la copropriété.
Un compte au nom du syndicat est ouvert.
Chaque copropriété a un compte distinct.
C’est donc le syndicat des copropriétaires qui est titulaire du compte.
3° Gestion administrative de la copropriété
Le syndic :
- fait exécuter le règlement de copropriété,
- met à jour le carnet d’entretien,
- fournit toutes les informations nécessaires aux copropriétaires sur la vie de la copropriété par voie d’affichage : passage des encombrants, coupures d’eau etc., passage de professionnel de l’entretien des parties communes,
- fait réaliser les travaux d’urgence sur les parties communes puis organise une assemblée générale extraordinaire,
- doit faire exécuter les décisions de l’assemblée générale (prise de contact avec des entreprise en cas de travaux nécessaires, paiement des entreprise,s suivi des travaux, réception des travaux),
- souscrit un contrat d’assurance au nom de la copropriété,
- signe des contrats d’entretiens avec des prestataires de service,
- actions en justice nécessaires : par exemple, actions en recouvrement de charges, action en saisie immobilière, action contre un bailleur ou son locataire en cas de troubles de voisinage ou de violation du règlement de copropriété.
4° Fourniture d’un accès sécurisé à chaque copropriétaire
Chaque copropriétaire composant le syndicat des copropriétaires doit avoir accès à l’ensemble des documents qui ont attrait à la copropriété :
- contrat de syndic,
- règlement de copropriété et état descriptif de division,
- assemblées générales des copropriétaires (procès-verbaux des trois dernières assemblées générales,
- carnet d’entretien de l’immeuble,
- contrats en cours avec certains prestataires
- contrat d’assurance de la copropriété souscrit par le syndic
- montant des charges générales et des charges exceptionnelles des deux dernières années,
- le compte individuelle approuvé par l’assemblée générale annuelle,
- les avis d’appels de fonds sur les trois dernières années
- le montant des appels de fonds travaux rattaché à chaque lot.
- Les avis d’appel de fonds reçus durant les trois dernières
Je suis copropriétaire, puis-je consulter les comptes de la copropriété?
Chaque copropriétaire a un accès aux pièces justificatives des charges de copropriété entre la convocation à l’assemblée générale des copropriétaires et la tenue de celle-ci.
Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ?
Le budget prévisionnel permet de planifier les dépenses courantes de fonctionnement de la copropriété.
Le budget prévisionnel couvre un exercice comptable de douze mois.
cela comprend notamment :
- les honoraires du syndic,
- les petites réparations de maintenance et d’entretien des parties communes,
- la rémunération du gardien,
- le règlement des prestataires (nettoyage, paysagiste etc..)
- Paiement de l’assurance de la copropriété.
Le budget prévisionnel ne prend pas en compte les charges liées à des gros travaux.
Ce budget est préparé par le syndic en concertation avec le conseil syndical et est voté lors de l’assemblée générale annuelle des copropriétaires.
Quelles sont les dépenses qui ne font pas partie du budget prévisionnel ?
C’est le décret de 1967 qui vient les poser (article 44) :
- Les travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble, autres que ceux de maintenance
- Les travaux portant sur les éléments d’équipement communs, autres que ceux de maintenance
- Les travaux d’amélioration, tels que la transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipement existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage commun ou la création de tels locaux, l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments
- Les études techniques, telles que les diagnostics et consultations
- Les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble
La copropriété déplore la carence ou l’empêchement du syndic, que pouvons-nous faire ?
L’empêchement est l’impossibilité matérielle de pouvoir représenter et gérer la copropriété.
La carence ne consiste pas en une attitude négligente (qui nécessite dans ce cas une révocation). Il s’agit de l’absence d’actes très importants comme : l’absence de préparation du budget prévisionnel, l’abstention à exercer une action en justice au nom du syndicat, la négligence dans la prise en charge de travaux, la négligence dans le paiement des entreprises prestataires ou de travaux.
En cas de carence du syndic ou d’empêchement et à défaut de précision au sein du règlement de copropriété (qui réglerait la situation d’une autre manière que par une action en justice), un administrateur ad hoc (administrateur provisoire) peut être désigné en justice.
L’action en justice est portée devant le Président du Tribunal judiciaire, en référé (procédure d’urgence).
Il peut être saisi par un ou plusieurs copropriétaires.
Quelle sera la mission de l’administrateur provisoire?
Tout dépendra de ce qu’il sera demandé en justice.
Soit l’administrateur provisoire aura une mission bien précise : organiser des travaux urgents ou payer les entreprises, par exemple.
Si l’administrateur provisoire aura une mission complète d’un syndic : entretien et conservation de l’immeuble, convocation aux assemblées générales. Il sera rémunéré selon un contrat de syndic et devra rendre compte de sa gestion à l’assemblée générale annuelle.
Bon à savoir : l’administrateur provisoire ne remplace pas le syndic en exercice. Par conséquent, si la copropriété souhaite mettre un terme à la mission du syndic, il conviendra de la révoquer.
Mon syndic peut-il démissionner ?
Le syndic peut renoncer à son mandat et démissionner sous réserve de respecter un délai de préavis de 3 mois.
La démission doit être notifiée au président du conseil syndical.
La désignation du syndic de ma copropriété peut-elle être considérée comme nulle ?
Il est tout à fait possible de contester la nomination du syndic.
Il est possible de contester l’Assemblée générale et d’en demander la nullité ou il est possible de solliciter la nullité de la résolution par laquelle le syndic a été nommé.
L’assemblée générale devra être contestée en justice dans un délai de 2 mois à compter de la réception du procès-verbal de l’assemblée générale.
La nullité de la désignation est-elle automatique lorsque le syndic n’a pas ouvert de compte séparé au nom de la copropriété?
La nullité de la désignation est prononcée en justice à la demande d’un ou plusieurs copropriétaires.
L’annulation de la désignation rétroagit au jour de la désignation, c’est-à-dire que c’est comme si elle n’avait jamais eu lieu.
Dès lors, si d’autres assemblées générales sont tenues le temps que la décision de justice d’annulation de la désignation du syndic soient rendues, elles pourront être annulables.
Elles pourront donc être contestées en justice par un ou plusieurs copropriétaires.
Mon Syndic peut-il être révoqué?
Le mandat de syndic (rappelons que le syndic est le mandataire, c’est à dire le représentant des copropriétaires réunis en syndicats de copropriétaires) peut être révoqué à tout moment indépendamment de la date du terme du contrat de syndic.
La nomination d’un nouveau syndic en assemblée générale vaut révocation du syndic en exercice.
La révocation doit être inscrite à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.
La révocation est votée en application de la règle de majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires).
En cas d’absence de majorité, l’assemblée générale pourra à nouveau voter et procéder à un second vote à la majorité simple de l’article 24 mais il faudra que le premier vite ait recueilli au moins le tiers des voix
La révocation doit être fondée sur un motif légitime : carence, non-respect de ses obligations d’entretien des parties communes, absence de souscription à un contrat d’assurance, absence de communication des pièces comptables etc.
Bon à savoir : l’absence de quitus donné au syndic ne vaut pas révocation de ce dernier.
Mon syndic peut-il contester sa révocation?
Oui, s’il estime qu’elle est infondée, le syndic pourra solliciter en justice des dommages et intérêts.
Le syndic ne pourra pas demander en justice l’annulation de la résolution qui a porté sur sa révocation.
Ce sera au syndicat de copropriété de rapporter la preuve des carences et défaillances du syndic.
Toutes les preuves pourront être versées au dossier : mails de relance, courriers de mise en demeure, réponses négligentes du syndic etc., détérioration des parties communes de l’immeuble (notamment si la révocation est fondée sur une absence d’entretien alors que des demandes sont sans cesse réitérées).
Quels sont les effets de la révocation de mon syndic?
Le contrat de syndic est résilié.
Le syndic ne représente plus le syndicat des copropriétaires.
Ne pas oublier la nomination d’un nouveau syndic ! Lorsqu’il est inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée générale la révocation du syndic, il ne faut pas inscrire une résolution visant à la désignation d’un nouveau syndic.
L’ancien syndic de ma copropriété doit-il remettre tous les documents et fonds au nouveau syndic désigné?
Le syndic qui a été révoqué doit transmettre toutes les informations et documents de la copropriété au syndic nouvellement désigné.
1° Les documents à remettre dans un délai de 15 jours à compter de la fin de ses fonctions
- – Situation de trésorerie de la copropriété
- – Références des comptes bancaires du syndicat de copropriétaires et coordonnées de la banque
2° Les documents à remettre dans un délai de 1 mois à compter de la fin de ses fonctions
Documents et archives du syndicats et ensemble des diagnostics techniques
3° Documents à remettre dans un délai de 2 mois à l’expiration de ses fonctions
- – État des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriétaires après apurement et clôture
Si le syndic ne remet pas les documents exigés dans les délais
Que faire si l’ancien syndic ne respecte pas ses obligations de transmission des documents au nouveau syndic?
Le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit adresser un courrier de mise en demeure à l’ancien syndic pour lui enjoindre de lui transmettre l’ensemble des documents.
Si aucune suite n’a été à sa demande, le nouveau syndic pourra solliciter la communication des documents en justice, devant le Président du Tribunal judiciaire, en référé (procédure d’urgence).
Le Juge ordonnera, sous astreinte, la remise des documents et pourra également ordonner le versement de dommages et intérêts notamment pour résistance abusive de l’ancien syndic à remettre les documents.
Le Syndic peut-il agir contre un locataire?
Même si le locataire n’est pas un copropriétaire, le syndic peut agir contre lui dès lors que la carence du bailleur (c’est-à-dire du copropriétaire qui loue son bien) est constatée.
Le locataire peut donc directement mis en cause par le syndicat des copropriétaires (représenté par le syndic) en cas de troubles graves de voisinage, de manquement au règlement de copropriété.
Le syndic pourra donc demander la résiliation du contrat de bail et l’expulsion du locataire si celui-ci manque à ses obligations.
Je suis copropriétaire et je souhaiterais obtenir des documents de la part du syndic, comment faire?
Le syndic tient les archives de la copropriété.
La conservation et la gestion des archives font partie de la mission du syndic en exercice.
Désormais, tous les documents sont numérisés et se trouvent dans l’espace personnel de chaque copropriétaire.
Le syndic doit conserver les documents archivés pendant toute la durée de son mandat et devra les communiquer au nouveau syndic en cas de révocation.
Les archives sont constituées de : toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat, registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes, documents comptables du syndicat, carnet d’entretien de l’immeuble et les diagnostics techniques.
Le Syndic doit les remettre à n’importe quel copropriétaire qui en formule la demande, aux frais de celui-ci (bien que tous ces documents se trouvent désormais sur son espace personnel), une copie de ces documents.
Mon syndic me refuse la communication de certaines pièces que je sollicite, que faire?
Les documents peuvent être demandés en justice, dans le cadre d’une procédure d’urgence (référé).
Si le syndic ne peut vraiment pas transmettre le document demandé car il n’a jamais été transmis par l’ancien syndic, il devra rapporter la preuve qu’il ne l’a jamais reçu en communiquant le bordereau de transmission des pièces. Ce bordereau démontrera que le document demandé n’a jamais été en sa possession.
Je suis copropriétaire et je souhaite engager la responsabilité du syndic, est-ce possible?
Le syndic a une obligation d’exécuter sa mission et doit accomplir les actes pour lesquels il est mandaté.
A défaut, il engage sa responsabilité et est susceptible d’être condamné en justice à verser des dommages et intérêts au syndicat, pour ses fautes commises.
Exemples de fautes :
- absence de convocation de l’assemblée générale,
- absence de mise en oeuvre de travaux urgents et rendus nécessaires par une partie commune,
- absence de souscription à l’assurance de la copropriété,
- absence de constatation de certains empiètements des parties communes car des copropriétaires.
Le syndic peut donc engager sa responsabilité à l’égard du syndicat ou envers un copropriétaire en cas de faute de gestion.
En cas d’action en justice, le fondement de l’action sera différent qu’il s’agisse d’une action menée par le syndicat ou par un copropriétaire individuellement.
Cependant, l’action débouchera sur les mêmes demandes : la mise en jeu de la responsabilité du syndic, des dommages et intérêts et parfois une obligation de faire (produire des documents, faire réaliser des travaux etc.).
Je soupçonne mon syndic de malversations (escroquerie, abus de confiance) avec l’argent de la copropriété, sa responsabilité pénale peut-elle être engagée?
Le syndic peut être tenu responsable pénalement pour escroquerie ou abus de confiance, infraction de négligence qui a entraîné une atteinte à l’intégrité physique d’un copropriété.
Exemple : effondrement d’un plafond pourri par les infiltrations lequel est tombé sur un copropriétaire et l’a gravement blessé).
Mon syndic peut-il engager sa responsabilité en cas de manquement à son devoir de conseil?
Il pèse sur le syndic une obligation de conseil : conseil en cas d’urgence à faire réaliser des travaux, conseil en cas de nécessité de faire recouvrer les charges de copropriété d’un copropriétaire défaillant, conseil dans le cadre d’un vote d’une résolution inscrite par un copropriétaire pour demander des travaux sur les parties communes car le sinistre affecte son logement.
Mon syndic ne devrait pas obtenir le quitus car je subis personnellement un dommage en raison de la carence et de la faute de gestion de mon syndic, que puis-je faire ?
Le syndic doit rendre compte de sa mission réalisée au cours du dernier exercice écoulé.
Les copropriétaires doivent approuver les comptes de la copropriété : rapport financier.
Les copropriétaires doivent approuver la gestion du syndic : quitus. Le quitus constitue une ratification des actions du syndic pendant l’année qui s’est écoulée. Le quitus est donc une marque de confiance accordé par la copropriété à son syndic.
Les résolutions doivent être distinctes.
Il est nécessaire d’inscrire une résolution sur l’approbation des comptes et une résolution sur le quitus du syndic.
Il est donc possible de ne pas donner quitus à son syndic mais d’approuver les comptes.
La résolution sur le quitus n’est pas obligatoire mais elle est presque systématiquement insérée à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle.
Dès lors que le quitus est donné au syndic par l’assemblée générale (vote à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés), celui-ci est dégagé de toute responsabilité mais uniquement à l’égard du syndicat et uniquement pour les actes inscrits dans son rapport et dont le syndicat (l’ensemble des copropriétaires) a pu avoir connaissance.
Mais un copropriétaire peut agir seul s’il se sent individuellement et personnellement lésé par une faute de gestion.