L’Assemblée générale des copropriétaires est l’organe le plus important au sein d’une copropriété.
Il s’agit de l’organe décideur, celui qui prend les décisions.
Les copropriétaires, réunis en Assemblée générale, constituent le Syndicat des copropriétaires lequel est chargé de l’administration, la conservation et l’entretien des parties communes.
Les parties communes sont les parties que peuvent utiliser l’ensemble des copropriétaires et qui se distinguent des parties privatives.
La convocation à l’Assemblée générale
Les copropriétaires se réunissent en Assemblée générale.
Celle-ci est organisée par le syndic de copropriété qui doit convoquer l’ensemble des copropriétaires au moins 21 jours avant la tenue de l’Assemblée générale.
Le non-respect de ce délai peut entraîner l’annulation de l’assemblée générale si elle s’est tenue mais qu’un copropriétaire a décidé de la contesté dans un délai de 2 mois à compter de la réception du procès-verbal.
La convocation est adressée par courrier recommandé (article 64 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis) :
La Loi ALUR prévoit que les convocations peuvent désormais être adressées par courrier électronique.
La remise en mains propres contre émargement est également admise.
La convocation doit mentionner les informations suivantes :
- Lieu
- Date et heure de la réunion
- Ordre du jour précisant chacune des questions soumises à délibération
- Modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l’AG
De manière générale, il se tient au moins une Assemblée générale annuelle (ordinaire), en sus des Assemblées générales extraordinaires qui peuvent avoir lieu dans le courant de l’année pour voter sur des questions bien précises.
Une Assemblée générale ordinaire correspond à la périodicité liée à l’arrêté des comptes devant intervenir tous les ans.
En effet, l’exercice comptable du syndicat des copropriétaires couvre la période de 12 mois.
Tous les copropriétaires, personnes physiques ou personnes morales, doivent être destinataires d’une convocation.
A défaut de convocation d’un seul copropriétaire, l’assemblée générale sera annulée.
Lorsqu’il s’agit de deux époux et que ces derniers sont propriétaires du même bien, la convocation doit être libellée au nom de chacun des deux époux.
La convocation adressée à un seul des deux époux n’est pas valable.
Les documents annexes à la convocation
- Sont notifiés au plus tard en même temps que l’ordre du jour notamment :
1° L’état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes ;
2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l’assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ;
3° Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d’appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché ;
4° Le ou les projets de contrat du syndic ;
5° Le projet de convention quand d’autres conventions (prévues à l’article 39 du décret de 1967) doivent être votées ;
6° Le projet de règlement de copropriété, de l’état descriptif de division, de l’état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l’Assemblée générale doit voter sur leurs modifications ;
7° Le projet de résolution tendant à autoriser, s’il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;
8° le cas échéant, les projets de résolution mentionnant une saisie immobilière que la copropriété souhaite engager ;
9° les devis relatifs à d’éventuels travaux sur lesquels l’Assemblée générale est amené à se prononcer ;
Quant aux documents obligatoires pour l’information des copropriétaires, le syndic devra les annexer :
1° Les annexes au budget prévisionnel ;
2° L’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;
3° L’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire ;
4° Le compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical prévu au deuxième alinéa de l’article 22 du présent décret et le bilan établi par le conseil syndical ;
5° En vue de l’approbation des comptes par l’assemblée générale, le projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire ;
6° L’état actualisé des lots délaissés ;
7° Le compte rendu de la dernière réunion du conseil des résidents ;
8° Le descriptif détaillé des travaux ;
9° Une présentation générale des principales caractéristiques du recours à l’emprunt collectif, lorsque la question de la souscription d’un tel emprunt est inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
10° Le rapport prévu au dernier alinéa de l’article 21-5 de la loi du 10 juillet 1965.
Le contenu de ces documents ne fait pas l’objet d’un vote par l’assemblée des copropriétaires.
Lorsque des travaux sur des parties communes devront faire l’objet d’un vote, il sera annexé au moins trois devis de trois entreprises différentes, au titre de l’obligation de mise en concurrence.
L’ordre du jour d’une assemblée générale
Un ordre du jour est annexé à la convocation contenant des projets de résolutions.
Chaque copropriétaire qui a besoin de solliciter une autorisation de l’Assemblée générale devra adresser au syndic un courrier recommandé pour qu’une résolution bien précise soit portée à l’ordre du jour de l’Assemblée générale.
Le syndic est dans l’obligation d’inscrire cette résolution à l’Assemblée générale.
S’il s’agit de travaux devant être réalisés sur sa partie privative mais qui touche aux parties communes, le copropriétaire devra annexer à sa demander l’ensemble des documents tels que :
- Le nom de l’entreprise, son devis, son attestation de garantie décennale,
- La description du projet,
- Le plan du projet,
- Eventuellement une étude d’un bureau d’études etc.
A la suite de l’Assemblée générale, un procès-verbal est établi lequel reprend l’ensemble des votes des copropriétaires.
Les règles de vote – les majorités
Ces sont les articles 24 à 26 de la Loi du 10 juillet 1965 qui déterminent ainsi les majorités applicables au vote de ces décisions en fonction de leur objet.
Les votes sont nominatifs et à main levée.
Les votes peuvent également avoir lieu par correspondance.
Un pouvoir peut être remis par un copropriétaire non présent à un copropriétaire présent, un mandataire, pour voter à sa place.
Un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles des copropriétaires qu’il représentera n’est pas supérieur à 10 % des voix du syndicat.
Chacun des époux copropriétaires communs ou chacun des indivisaires sur un bien en indivision peut recevoir des délégations de vote d’un autre copropriétaire.
Enfin, notons que le syndic ne peut pas recevoir de mandat d’un copropriétaire pour voter à sa place.
Il ne peut pas non plus recevoir de pouvoir en blanc.
Les différents types de votes :
Le vote en AG ne peut être anonyme puisque le nom de chaque opposant devra être mentionné dans le procès-verbal.
- Vote en présentiel ;
- Vote par procuration : pouvoir ;
- Vote à distance ;
- Vote par correspondance
Le vote à main levée est possible mais les noms des votants « pour » et « contre » devront être mentionnés.
Le vote oral est le plus souvent employé. Dans ces conditions, chaque votant doit se faire connaître. En principe chaque copropriétaire est appelé l’un après l’autre pour qu’il exprime son vote et éventuellement celui du copropriétaire qui lui a remis un pouvoir.
Il est également possible d’utiliser des bulletins nominatifs lesquels seront dépouillés à la suite du vote des copropriétaires pour chaque résolution.
Répartition des voix entre copropriétaires
- Calcul des voix des copropriétaires
Les modalités de décompte des voix sont prévues de la manière suivante :
Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part de tantièmes dans les parties communes.
Dès lors, plus la quote-part d’un copropriétaire est élevée, plus son nombre de voix est important dans le vote d’une résolution.
Lorsque le syndic a reçu des mandats sans indication de mandataire, il ne peut ni les conserver pour voter en son nom, ni les distribuer lui-même aux mandataires qu’il choisit.
Ne peuvent ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l’assemblée générale :
1° – Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin;
2° – Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin ;
3° – Les préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité, leur concubin ;
4° – Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.
L’enjeu de majorités différentes
La majorité qui applicable est fonction de l’importance et à la gravité de la décision.
Plus la décision est lourde de conséquence, plus la règle de la majorité applicable est contraignante.
Exemple : pour la modification d’un règlement de copropriété ou la modification de la destination de la copropriété nécessite l’adoption de la résolution à l’unanimité.
Par conséquent :
- Les décisions qui ont le moins de conséquence seront prises à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée générale ;
- Les décisions « les plus lourdes » seront prises à l’unanimité.
Le règlement de copropriété ne peut pas modifier le régime des majorités lequel est strictement défini par la loi du 10 juillet 1965.
- Ainsi, les différentes majorités sont prévues légalement comme suit :
1° La majorité simple de l’article 24 : il s’agit d’un vote adopté à la majorité des présents et des représentés, c’est-à-dire les voix exprimées. Les abstentionnistes ne comptent pas. Les absents ne sont pas pris en compte.
Exemples :
- Travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble ainsi qu’à la préservation de la santé et de la sécurité physique des occupants, qui incluent les travaux portant sur la stabilité de l’immeuble, le clos, le couvert ou les réseaux ainsi que les travaux nécessaires à la conservation et à la salubrité de l’immeuble ;
- Approbation des comptes de l’exercice ;
- Ajustement du budget prévisionnel ;
- Souscription d’une assurance responsabilité du syndicat,
- Autorisation du syndicat d’agir en justice (les actions initiées devant le Juge des référés ne doivent pas être votées par l’Assemblée générale). Dans tous les cas, le syndic doit rendre compte de toutes les actions en justice introduite par la copropriété .
2° La majorité de l’article 25 : la majorité des voix de tous les copropriétaires, qu’ils soient présents, représentés ou absents.
Il est possible de réaliser un deuxième vote sous conditions dès lors que la résolution n’a pas été adoptée à l’article 25.
Exemples :
- Travaux d’économie d’énergie ;
- Travaux sur le système de chauffage et la production d’eau chaude ;
- Travaux d’intérêt collectif réalisés sur les parties privatives ;
- Travaux pour modifier le réseau de distribution nécessaires au chargement des accumulateurs de véhicules électriques ;
- Travaux d’installation d’un réseau câblé ;
- Travaux de pose de canalisations ou de gaines ;
- Travaux d’installation de compteurs d’eau froide divisionnaires ;
Lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas réussi à voter en application de la règle de majorité prévue à l’article 25 mais que la résolution a recueilli au moins le tiers de ces voix, L’assemblée générale se prononcera suivant la règle de majorité prévue à l’article 24 en procédant immédiatement à un second vote.
La double majorité de l’article 26 : la majorité des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix.
Il sera possible de procéder à un second vote avec majorité allégée pour voter des travaux d’amélioration.
Exemples :
- Travaux de surélévation ou de construction d’un bâtiment ;
- Actes d’acquisition immobilière et les actes de disposition ;
- Modification, ou éventuellement l’établissement, du règlement de copropriété dans la mesure où il concerne la jouissance, l’usage et l’administration des parties communes;
- Suppression du poste de concierge ou de gardien et l’aliénation du logement affecté au concierge ou au gardien lorsqu’il appartient au syndicat. Les deux questions sont inscrites à l’ordre du jour de la même assemblée générale ;
- Modification des tantièmes de la copropriété ;
- Interdiction de l’exercice d’activités autorisées par le règlement de copropriété ;
L’article 26-1 offre la possibilité d’un vote de rattrapage.
En effet, lorsque l’assemblée générale n’a pas décidé à la double majorité mais que le projet a au moins recueilli l’approbation de la moitié des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins le tiers des voix, l’assemblée générale peut se prononcer à la majorité des voix de tous les copropriétaires par un second vote.
Le vote à l’unanimité de l’article 26 : tous les copropriétaires doivent donner leur accord.
Exemple :
- Changement de destination de la copropriété,
- Modification du règlement de copropriété,
- Volonté d’un copropriétaire d’acquérir une partie commune car l’état descriptif de division doit être modifié,
- Quand vertu d’une clause du règlement de copropriété la suppression du service de conciergerie porte atteinte à la destination de l’immeuble ou aux modalités de jouissance des parties privatives, la suppression du poste de concierge ou de gardien et l’aliénation du logement affecté au concierge ou au gardien lorsqu’il appartient au syndicat ne peuvent être décidées qu’à l’unanimité ;
- Souscription d’un emprunt.
Le cas d’une erreur de majorité en fonction de la résolution votée
Un copropriétaire présent ou représenté mais ayant voté « contre » (copropriétaire opposant) ou un copropriétaire défaillant (non présent ou non représenté) peut constater l’Assemblée générale et en demander l’annulation ou bien contester uniquement la résolution votée sous la mauvaise majorité et en solliciter l’annulation devant le Tribunal judiciaire.
Un copropriétaire qui aura voté « pour » une résolution ne pourra plus la contester.
Le copropriétaire défaillant ou opposant doit contester les décisions de l’assemblée générale dans les deux mois de la notification par le syndic du procès-verbal.
Le syndic dispose d’un délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée générale pour adresser le procès-verbal.
La consignation obligatoire des documents sur un espace personnel sécurité de chaque copropriétaire
Le Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne (https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000038501555/) prévoit que le syndic doit notamment mettre à disposition de l’ensemble des copropriétaires, dans un espace en ligne prévu sur le site de ce dernier, les documents suivants :
« 1° Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
2° La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;
3° Le carnet d’entretien de l’immeuble ;
4° Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
5° Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
6° L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées, le contrat de syndic. »
Le procès-verbal
Les mentions qui sont consignées dans le procès-verbal doivent permettre de retranscrire fidèlement les conditions dans lesquelles s’est tenue l’Assemblée générale.
L’inscription du résultat des votes est dont crucial afin que les copropriétaires sachent qu’elles sont les résolutions qui ont été adoptées et celles qui ne l’ont pas été et sous quelle majorité celles-ci ont été votées.
Le procès-verbal doit comporter sous chaque résolution inscrite à l’ordre du jour :
- Le résultat du vote en précisant le nom des copropriétaires qui se sont opposés à la décision :
- Leur nombre de voix, ainsi que ceux qui se sont abstenus et leur nombre de voix ;
- Les réserves qui ont pu être formulées par un copropriétaire lors de l’assemblée ;
- Les signatures du bureau (président, scrutateurs et secrétaire).
Cela permettra de vérifier si une résolution a été ou non adoptée à la bonne majorité.
Les mentions obligatoires du procès-verbal
En cas d’absence de certaines mentions obligatoires, la nullité du procès-verbal pourra être sollicitée.
Exemple : procès-verbal non signé
La consignation des votes dans le procès-verbal
Par la suite, le procès-verbal consigne les résultats des votes :
- Votes « pour »,
- Votes « contre »
- Abstention.
Le procès-verbal est notifié dans un délai d’un mois à compter de la tenue de l’Assemblée générale notamment aux copropriétaires opposants ou défaillance.
Aucune sanction n’est prévue si le copropriétaire ne procède pas à la notification du Procès-verbal dans les délais prévus ou s’il ne le notifie pas.
Ainsi, en cas de retard de notification, le délai de contestation n’ayant pas débuté, les copropriétaires qui voudront contester l’assemblée générale disposeront d’un délai de 2 mois à compter du jour la notification aura été réalisée dans les formes légales.
En l’absence de notification du procès-verbal, les copropriétaires disposent d’un délai de prescription de 5 ans pour contester une assemblée générale.